1. Đường dây nóng (Hotline) là gì?

Đường dây nóng (Hotline) là một phương tiện liên lạc trực tiếp để chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn, đặc biệt là mọi mối lo ngại, câu hỏi hoặc những gì bạn quan sát được về các hành động của Công ty và/hoặc việc tuân thủ Chương tuân thủ liêm chính hoặc mọi điều liên quan tới các cá nhân đang hoạt động kinh doanh hoặc hợp tác với Công ty hoặc dự án bất kỳ. Thông tin của bạn có thể liên quan đến Công ty, Dự án của Công ty hoặc bất kỳ cá nhân nào có liên quan đến các phần việc Công ty đã thực hiện.

Hotline có ba cách để tiếp cận, gồm::

a) Điện thoại: + 84-24-37473576

b) Email: hotline@viwaseen.com.vn

c) Gửi thư: Ban chỉ đạo Chương trình tuân thủ, Tầng 5, VIWASEEN Tower, số 48 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

2. Ai có thể sử dụng Hotline?

Bất cứ ai cũng có thể sử dụng Hotline. Dù bạn là nhân viên Công ty, công nhân thời vụ, nhà thầu phụ, tư vấn giám sát một trong các Dự án của Công ty, đối tác, Chủ đầu tư, nhà cung cấp, công ty liên kết, đại diện ngân hàng hay đơn giản chỉ là thành viên cộng đồng, bạn đều có thể sử dụng Hotline

3. Khi nào tôi nên sử dụng Hotline?

Bạn có thể sử dụng Hotline bất cứ lúc nào, đặc biệt là khi bạn cảm thấy không thoải mái khi nói chuyện trực tiếp với ai đó tại Công ty.

4. Tôi có thể phản ánh những gì qua Hotline?

Bạn có thể sử dụng Hotline để thảo luận bất cứ điều gì bạn muốn.  Tuy nhiên, chúng tôi khuyến nghị bạn sử dụng để đưa ra những câu hỏi liên quan  đến Chương trình tuân thủ và cách thức tuân thủ chính sách của chương trình hoặc để chia sẻ khi có ai đó làm điều gì vượt thẩm quyền hoặc ngoài phạm vi công việc của họ nhằm đảm bảo tuân thủ theo Chương trình tuân thủ hoặc nếu bạn có bất kỳ mối lo ngại về Chương trình tuân thủ hoặc bạn nhận thấy điều gì đó hoặc có lý do để tin rằng có hành vi đã được thực hiện trái hoặc vi phạm Chương trình tuân thủ

5. Điều gì xảy ra nếu tôi không biết mọi sự việc hoặc không chắc chắn những gì tôi nhìn thấy hoặc nghe thấy là đúng sự thật?

Bạn có thể sử dụng Hotline ngay cả khi bạn không biết tất cả mọi việc hoặc không chắc chắn về những gì bạn đã thấy hoặc nghe thấy là đúng sự thật.  Chúng tôi không hy vọng người sử dụng đường dây nóng biết hết mọi chi tiết hoặc xác định được tất cả thông tin quan trọng và xác minh mọi sự thật.  Xin vui lòng thoải mái trao đổi về những gì bạn muốn và không cần lo lắng nếu bạn không biết được nhiều hay mọi thứ cần phải chính xác, chỉ cần bạn chia sẻ tất cả những chi tiết mà bạn được biết.

6. Điều gì xảy ra nếu tôi sử dụng đường dây nóng?

Tất cả thông tin liên lạc với Hotline đều được bảo mật nghiêm nghặt. Dù bạn liên lạc với Hotline bằng hình thức nào, nội dung báo cáo của bạn sẽ được xem xét ngay trong ngày làm việc đó (nếu được nhận vào ngày nghỉ, báo cáo đó sẽ được xem xét vào ngày làm việc tiếp theo). Nếu bạn liên hệ Hotline qua email hoặc để lại thông tin liên lạc trong thư hoặc tin nhắn điện thoại, bạn sẽ nhận được xác nhận về việc báo cáo của bạn đã được tiếp nhận. Sau đó, mọi vấn đề báo cáo trên Hotline sẽ được gửi tới người chịu trách nhiệm giải quyết và cán bộ phụ trách liêm chính của công ty bạn thông báo khiếu nại sẽ nhận được nội dung báo cáo này. Nếu bạn đưa ra câu hỏi, mọi câu hỏi của bạn sẽ được trả lời ngay lập tức. Nếu bạn báo cáo về người nào đó thực hiện một việc bất thường khi tuân thủ chương trình tuân thủ, báo cáo đó sẽ được gửi đến Ban tuân thủ và được coi là đề cử cho việc khen thưởng đạo đức thực hiện ít nhất mỗi năm một lần. Nếu bạn chia sẻ về mối lo ngại nào đó, việc đó sẽ được điều tra kỹ lưỡng và sẽ có hành động thích hợp thực hiện. Trong mọi trường hợp, báo cáo của bạn sẽ được giữ bí mật nghiêm ngặt và nguyên nhân xem xét nội dung báo cáo đó sẽ không liên quan đến Hotline.

7. Điều gì xảy ra nếu tôi không muốn để lại tên?

Nếu bạn không muốn chia sẻ danh tính khi sử dụng Hotline thì bạn không cần phải để lại tên. Tuy nhiên, xin lưu ý, nếu bạn gửi email đến Hotline, địa chỉ trả lời email của bạn sẽ là một phần của chính email đó.

8.  Tôi có thể đặt câu hỏi qua Hotline mà không cần xưng danh tính không?

Nếu bạn không để lại tên hoặc ít nhất một cách thức để chúng tôi trả lời bạn khi đặt câu hỏi qua Hotline, bạn sẽ không có cách nào nhận được câu trả lời cho câu hỏi của bạn.

9. Khác biệt giữa nặc danh và bảo mật là gì?

Khi bạn báo cáo đến Hotline và không để lại danh tính thì đó là bạn đang báo cáo nặc danh.  Nặc danh có nghĩa là danh tính của bạn không được tiết lộ.  Ngay cả khi bạn chọn tiết lộ danh tính khi sử dụng Hotline, thì việc bạn chọn sử dụng Hotline, mục đích bạn sử dụng Hotline và tất cả chi tiết nội dung báo cáo của bạn sẽ được giữ bí mật. Nói ngắn gọn, chỉ những cá nhân tải nội dung báo cáo xuống hoặc những người cần được biết để trả lời cho câu hỏi của bạn hoặc để điều tra nội dung báo cáo mới được biết báo cáo đề cập đến vấn đề gì và chi tiết của báo cáo đó. Chỉ những thông tin cần thiết để đưa ra câu trả lời mới được chia sẻ với những cá nhân hoàn toàn cần được biết để xử lý vấn đề báo cáo.

10. Nếu tôi chọn sử dụng nặc danh Hotline, danh tính của tôi sẽ luôn là là nặc danh?

Nếu bạn chọn nặc danh sử dụng Hotline, không để lại tên của bạn, sẽ không có ai cố gắng truy tìm bạn là ai. Tuy nhiên, khi vấn đề bạn báo cáo được xem xét, bạn sẽ có thể được hỏi một số câu hỏi. Đây là công việc điều tra bình thường khi phỏng vấn những người gần gũi với tình huống và thủ tục này không chỉ được mong chờ mà còn là cần thiết trong việc đánh giá toàn diện tình huống. Vì bạn đã nhận thức được tình hình (đủ để liên lạc với đường dây nóng) nên có khả năng bạn sẽ được hỏi một số câu hỏi.  Điều tra viên sẽ đưa bạn vào danh sách phỏng vấn vì lý do tình huống CHỨ KHÔNG PHẢI vì họ biết bạn đã sử dụng Hotline.

11. Hotline dành cho những công ty nào?

Hotline được VIWASEEN điều hành cho tất cả các công ty liên quan.  Nếu bạn có vấn đề lo lắng, thắc mắc hay một hành động tuyệt vời cần báo cáo từ bất kỳ công ty nào liên quan đến VIWASEEN, bạn có thể sử dụng Hotline để báo cáo việc đó. Nếu bạn chọn sử dụng Hotline, thông tin mà bạn báo cáo sẽ được xử lý giống như tất cả các thông tin được báo cáo khác, dù đó là về công ty nào. Khi báo cáo điều gì đó về một công ty liên quan, công ty đó sẽ được thông báo và sẽ được tham gia vào xử lý báo cáo của bạn.  Tuy nhiên, trong mọi tình huống, khiếu nại của bạn sẽ luôn được duy trì tính bảo mật và chỉ những người cần được biết sẽ được thông báo về các sự việc báo cáo.

12. Điều gì xảy ra nếu tôi chọn trao đổi trực tiếp?

Bạn luôn có thể trao đổi trực tiếp. Bạn không phải sử dụng Hotline để đặt câu hỏi, báo cáo vụ việc hay mối quan tâm hoặc chia sẻ hành động bất thường của một ai đó. Bạn có thể nói với quản lý của bạn, giám đốc liêm chính, phó giám đốc liêm chính, người phụ trách liêm chính ở công ty liên quan, tổng giám đốc, thành viên Ban tuân thủ, thành viên ban giám đốc, thành viên đội ngũ nhân viên cấp cao, hoặc cố vấn đạo đức – Jacqui Beckett. Dù bạn chọn cách thức liên lạc nào, chia sẻ điều gì – tất cả đều sẽ được xem xét nghiêm túc và giải quyết triệt để.

13.  Điều gì xảy ra với tôi nếu tôi sử dụng Hotline?

Không có gì sẽ xảy ra với bạn vì bạn sử dụng Hotline.

14. Ai sẽ biết nếu tôi sử dụng Hotline?

Nếu bạn chọn chia sẻ tên mình khi sử dụng Hotline, hai thành viên của nhóm Hotline nhận báo cáo của bạn sẽ biết bạn đã sử dụng Hotline. Họ sẽ không chia sẻ danh tính của bạn với bất cứ ai khác, trừ khi đó là việc cần thiết để giải quyết vấn đề bạn nêu ra. Ví dụ, nếu vấn đề báo cáo cần được điều tra thì có khả năng người điều tra vấn đề báo cáo sẽ biết bạn là người báo cáo vấn đề. Không một ai nếu không cần biết sẽ được biết đến danh tính của bạn.

Nếu bạn chọn sử dụng nặc danh Hotline, sẽ không ai biết bạn đã sử dụng Hotline.

15. Điều gì sẽ xảy ra nếu cuối cùng những gì tôi nghĩ là sai lại là đúng hoặc không thực sự xảy ra hoặc không thể chứng minh được?

Sẽ KHÔNG CÓ ĐIỀU GÌ xảy ra với bạn hoặc với những người có hành động bị báo cáo nếu nội dung báo cáo hóa ra không thực sự xảy ra hoặc đó là hành động thích hợp hoặc không chứng minh được hành động đó. Chúng tôi muốn khuyến khích tất cả mọi người chia sẻ mọi điều nhìn thấy hoặc lo lắng và chúng tôi ghi nhận rằng có thể có những việc không thể chứng minh được mặc dù bạn cho rằng những việc đó đã xảy ra hoặc sai nhưng chúng đã không xảy ra hoặc là phù hợp.  Vì vậy, sẽ KHÔNG CÓ ĐIỀU GÌ xảy ra nếu bạn không đúng. Có thể là giám đốc liêm chính, ban tuân thủ, và HĐQT sẽ giải thích để mọi người có thể học hỏi từ tình huống đó nhưng sẽ không có gì xảy ra với bạn hoặc cá nhân liên quan nếu vấn đề thực sự ổn, không thực sự xảy ra hoặc không chứng minh được.

16. Nếu ai đó thực hiện điều gì đặc biệt khó khăn để tuân thủ theo chương trình tuân thủ và tôi biết được việc đó, vậy tôi có thể sử dụng Hotline để đề cử người đó nhận khen thưởng của chương trình không?

CÓ, HOÀN TOÀN CÓ THỂ!!!  Một trong những mục đích của Hotline là tạo điều kiện đề cử khen thưởng đạo đức. Chúng tôi hoàn toàn muốn biết khi ai đó thực hiện việc gì vượt ra khỏi phạm vi trách nhiệm công việc bình thường của họ để tuân thủ theo Chương trình tuân thủ. Tuy nhiên, bạn không thể đề cử mình cho việc khen thưởng đạo đức.

17. Tôi có thể tiếp cận Hotline bằng cách nào?

Việc tiếp cận đường dây nóng rất dễ dàng.  Bạn có thể gọi Hotline, gửi email Hotline hoặc gửi thư cho Hotline.

  1. Qua điện thoại + 84-24-37473576
  2. Bằng email Hotline@VIWASEEN.COM.VN
  3. Bằng thư [bổ sung địa chỉ]

Phong bì có điền sẵn địa chỉ hiện đã có sẵn.

18. Tôi phải làm gì sau khi liên lạc với Hotline?

Bạn không cần phải làm bất cứ điều gì sau khi liên hệ đến Hotline. Nếu bạn để lại thông tin liên lạc, bạn sẽ nhận được xác nhận báo cáo của bạn đã được tiếp nhận. Nếu bạn để lại thông tin liên lạc và người xem xét báo cáo của bạn hoặc điều tra vấn đề  báo cáo có câu hỏi hoặc cần biết thêm thông tin,  họ có thể liên lạc với bạn, nhưng bạn không phải làm bất cứ điều gì.

Nếu bạn chọn liên lạc nặc danh đến Hotline, người xem xét báo cáo của bạn hoặc điều tra vấn đề báo cáo sẽ không có cách nào liên lạc với bạn, vì vậy nếu bạn có thêm tình tiết mới hoặc nhớ ra thêm thông tin thì bạn cần liên lạc tiếp tới Hotline và bổ sung báo cáo của bạn.

19. Tôi có được cho biết những gì đang diễn ra khi vấn đề tôi quan tâm đang được điều tra không?

Nếu bạn để lại thông tin liên lạc, bạn sẽ được thông báo khi các vấn đề bạn nêu ra bắt đầu được xem xét và kết thúc. Bạn sẽ không được thông báo nhiều chi tiết bởi vì chúng tôi muốn tôn trọng những người liên quan và thực hiện việc đó bằng cách giữ bí mật các chi tiết đánh giá. Nếu bạn đặt câu hỏi thì bạn sẽ được thông báo khi câu hỏi của bạn được xem xét và sau đó bạn sẽ nhận được câu trả lời. Nếu bạn đề cử ai đó cho việc khen thưởng đạo đức, bạn sẽ nhận được thông báo về việc đề cử này đang được xem xét, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thêm thông tin và bạn sẽ được thông báo khi việc khen thưởng này được trao dù người bạn đề cử có được nhận phần khen thưởng đó hay không.

Nếu bạn chọn sử dụng nặc danh Hotline, sẽ không có cách nào liên lạc với bạn, do đó bạn sẽ không được thông báo về những gì đang diễn ra với báo cáo của bạn.

20. Làm thế nào tôi biết được khi nào hay cách thức xử lý mối quan ngại của tôi?

Bởi vì chúng tôi muốn tôn trọng tất cả mọi người tham gia và sẽ cố gắng tối đa để bảo mật mọi thứ nên bạn có thể không được biết vấn đề bạn nêu ra trên Hotline được giải quyết như thế nào. Nếu bạn để lại thông tin liên lạc, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn biết khi vấn đề đã được giải quyết xong. Cuối cùng, chúng tôi sẽ sử dụng những vấn đề được nêu để giúp tất cả mọi người hiểu được làm thế nào tuân thủ đúng đắn chương trình tuân thủ, vì vậy bạn có thể nắm rõ được cách thức giải quyết vấn đề bạn nêu thông qua bản ghi nhớ những bài học thu được.

21. Nếu tôi có những câu hỏi khác chưa được trả lời trong tài liệu này?

Xin vui lòng liên hệ ông Vũ Thành Công – Giám đốc tuân thủ, theo ĐT: 0945558388 hoặc email: congvt@viwaseen.com.vn